Blog 首頁 Boxful網店物流 【 文件儲存 攻略】3大文件倉存及管理秘訣,有效避免公司損失!

【 文件儲存 攻略】3大文件倉存及管理秘訣,有效避免公司損失!

Minger

今時今日雖然事事講求數碼化和環保,但一般公司企業仍然有需要日常利用紙張文件,且往往會累積大量舊文件、單據於辦公室。但最大問題是,處理紙張文件並不能隨便「斷捨離」,一個不小心,隨時會令公司蒙受巨額損失!就讓儲存專家Boxful與大家了解一下 文件儲存 的重要性以及文件管理的秘訣。

簡單事實:公司文件上,含有大量的公司資訊、客戶私隱甚至商業機密,如處理不慎,將會鬧出資料外洩的事件,大大損害公司利益及信譽。

澳洲政府曾經把近200份機密文件遺留在2個舊文件櫃,而隨櫃「漂流」到二手家俬店,令這數千頁文件意外曝光,內容涉及多屆政府的內部運作機密,包括國家安全級的簡報、國家防衛計畫、軍隊外派計畫等高度機密文件,可謂最烏龍的洩密事件。

政府機構在文件管理上當然要特別謹慎,然而公司的文件管理亦相當重要。離職員工將紙本文件外流而洩漏商業機密的案例時有發生,公司資訊及文件的管理是絕對不能忽視的,而且更是一門學問,包括了公司各種資訊的保安問題、建立系統化檔案,及如何有效保存文件等。

 

秘訣1)紙張文件安全措施要做好

商業資訊對一間公司企業而言十分重要,而在電子文件逐漸取代紙張文件的今日,許多公司雖然都加強了電腦資訊安全的防護,然而卻往往忽略了紙張文件的安全措施。事實上,仍然有不少文件無法以電子文件全面替代,如會計憑證、帳冊、合約正副本等。紙張文件無法像電腦文件一樣可對接觸過文件的人作檢查、追踪或警告,有較高被帶走或盜取的可能性。

最可行的安全措施,是將紙張文件交由專業的文件儲存公司保管,此舉可審慎記錄文件的進出,避免員工或訪客將機密文件外流,妥善保護公司的商業機密。並且能大大節省辦公室的儲存空間,

 

秘訣2)認清公司文件的保存期

商業機密外流固然可能造成重大損失,但另一種損失是罰款。許多公司資料須保存備查,否則可能觸犯相關法例;反之,有些資料卻不能保存過久,否則同樣是違法。

香港《稅務條例》第 51C 條,規定每名在香港經營某行業、專業或業務的人士,須就其入息及開支以中文或英文備存足夠的記錄,以便其應評稅利潤易於確定。相關記錄應保留至少 7年。如果相關人士沒有合理辯解而沒有遵照規定保留業務記錄,可能會被罰款高達港幣10萬元。

而根據《個人資料(私隱)條例》而發布的《人力資源管理實務守則》規定,僱主可保留前僱員的個人資料不超過7年,由前僱員離職當日起計。另僱主可保留落選求職者的個人資料不超過2年(由求職者落選的日期起計),之後則必須銷毀有關資料。

根據以上規定,公司應定期處理過期文件,以免觸犯相關係例,同時亦適時騰出文件儲存空間,以免愈積愈多。

 

秘訣3)善用文件儲存管理系統

許多時因為辦公室內紙張文件儲存不當,只以紙箱全部塞在儲物室內,公司內部往往會在稽核或查帳時為找一份合約或憑證而頭痛不已。如果文件交由專業儲存公司管理,其內建的文件管理系統會為各文件箱及文件夾作編號及標籤,方便隨時查閱,毋須再在紙海中發掘,浪費人力物力。

 

文件儲存更輕鬆

Boxful為各類企業提供安全、方便及實惠的一站式文件儲存及管理服務,透過網頁介面提供簡易的預約及取回文件程序,而每月按量收費之模式更可靈活配合客戶的需要。只要付出相宜的文件儲存費用,即能保障文件資炓安全,釋放辦公室空間,並加強文件管理效益,不必再為那堆積如山的文件而煩惱!想了解更多詳情,請即聯絡我們的企業儲存代表。

了解Boxful企業儲存

——

延伸閱讀:【 倉儲物流 基本步】Boxful物流助中小企踏上成功之路

延伸閱讀:【 Boxful物流 攻略】為你公司提升利潤的5大 物流管理 招數

緊貼Boxful BlogFacebook Page,獲取更多儲存及物流貼士!

更多相關文章